Voorbeeld van hiërarchische structuur
| 
| 
Verenigingen zijn er om hun leden te dienen. Een goed gedefinieerde en begrepen organisatiestructuur is cruciaal voor de doeltreffende en efficiënte werking van de vereniging. De structuur dient rekening te houden met het sociale, culturele, politieke en ontwikkelingsniveau van het land waarin de vereniging zich bevindt. Afhankelijk van deze elementen zal de structuur ook veranderen. De structuur bevordert het bepalen van de relatie tussen alle onderdelen van de vereniging (Raad van Bestuur, comités, werkgroepen, enz.) en de leden. De structuur kan er ook voor zorgen dat de vereniging dichter bij individuele leden komt te staan.
Hieronder volgt een typische organisatiestructuur van een vereniging. Het spreekt voor zich dat elke VZW vanwege zijn eigen specificiteit ook zijn eigen invulling geeft aan de manier waarop de organisatie gestructureerd is.
Aan het hoofd van de VZW staat de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle leden en wordt voorgezeten door een Voorzitter. Bij verenigingen met meerdere leden, is het logisch dat er een Benoemingscommissie aangesteld wordt. Indien de vereniging een tiental leden omvat, zal de Algemene Vergadering snel tot consensus kunnen komen. Indien de vereniging honderden leden omvat, is het beter om een Benoemingscommissie samen te stellen. Deze Benoemingscommissie staat in een staffunctie aan de Algemene Vergadering en krijgt de opdracht om een procedure op te stellen en uit te voeren waardoor het kiezen, het benoemen en het bedanken van de Voorzitter geregeld wordt. Afhankelijk van de statuten, zal de Voorzitter dan zelf zijn Raad van Bestuur samenstellen, of zal de samenstelling van de Raad van Bestuur bepaald worden door een procedure die eventueel weeral door de Benoemingscommissie beheerd wordt. Let wel: de benoeming van Voorzitter en Raadsleden blijft altijd een beslissing van de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur staat in lijnfunctie met de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur krijgt dus opdrachten van de Algemene Vergadering en rapporteert aan de Algemene Vergadering. Het is niet de bedoeling om hier deze opdrachten te omschrijven. Zie hiervoor ‘Rechten en Plichten van Bestuurders van VZW’s’.
Op zijn beurt kan de Raad van Bestuur een Kernbestuur samenstellen om de dagdagelijkse opvolging te vereenvoudigen. Stel dat de Raad van Bestuur om de drie of vier maanden vergadert, dan zal het Kernbestuur maandelijks of zelfs wekelijks vergaderen. Nogmaals, het Kernbestuur staat in staffunctie aan de Raad van Bestuur. Uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid van beslissingen bij de Raad van Bestuur, die verantwoording schuldig is aan de Algemene Vergadering. Zo is het ook de Raad van Bestuur die na een werkjaar kwijting vraagt aan de Algemene Vergadering, en niet het Kernbestuur.
Onder de Raad van Bestuur vallen dan dikwijls drie structuren.
Vooreerst is er de indeling van de leden. Dit is niet altijd noodzakelijk en wordt vooral bepaalt door het aantal leden dat de organisatie telt. Mogelijk zal er snel een opsplitsing per regio gemaakt worden (bv. per provincie indien de organisatie zich op landelijk niveau bevindt). Regionale opsplitsing van leden wordt ook wel opsplitsing in ‘chapters’ genoemd. Het is ook mogelijk dat de leden zich onderling verenigen onder lokale groepen die op hun beurt lid zijn van de vereniging (bv. de vereniging van fanfares). Typisch is dit de verticale opsplitsing van leden.
Daarnaast staat de opsplitsing per commissie. Commissies (niet te verwarren met Comités ) zijn dikwijls de indelingen van de leden per discipline (bv. alle koperblazers, alle houtblazers, enz.). Aan het hoofd van een commissie staat gewoonlijk één van de raadsleden. Dit zowel om de groep leden binnen de commissie te verdedigen binnen de Raad van Bestuur als om de richtlijnen van de Raad van Bestuur door te geven aan de commissieleden.
Doordat commissies samengesteld zijn uit leden die uit alle (regionale) geledingen komen, is dit typisch een horizontale structuur.
Indien het aantal leden binnen één commissie te groot en te onoverzichtelijk wordt, wordt een werkgroep aangesteld die de werking van de commissie op zich neemt. Dit is het comité. Eigenlijk is de Raad van Bestuur dus een comité van de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur kan op zich ook comités samenstellen. Hierdoor delegeert zij specifieke opdrachten die op regelmatige wijze terug keren. Voorbeelden hiervan zijn comités die de financiën regelen of er voor zorgen dat er een audit gebeurd, die instaan voor de organisatie van een jaarlijks weerkerend evenement, die begaan zijn met juridische aangelegenheden, enz.
TIP: Probeer een duidelijk onderscheid te maken tussen commissies (= verzameling leden met dezelfde specifieke eigenschappen) en comités (= werkgroepen). Zorg er ook voor dat comités werkbaar blijven doordat het aantal deelnemers te beperken.
Tot slot is er het Uitvoerend Bureau. Bij kleinere organisaties is dit de secretaris die instaat voor de ledenadministratie, verslaggeving, communicatie, enz. Bij grotere organisaties zullen er permanente medewerkers aangetrokken worden om het Uitvoerend Bureau te bemannen. Afhankelijk van de beschikbare middelen, zal het Uitvoerend Bureau zich dan beperken tot de louter uitvoerende taken (lees: secretariaatswerk) of doorgroeien tot een orgaan met verregaande bevoegdheden. Het uitvoerend Bureau wordt ofwel geleid door een secretaris (meer uitvoerend) of een directeur (meer sturend).
Voeg deze pagina toe aan uw favoriete Social Bookmarking websites
| < Vorige | Volgende > |
|---|