De 4 hoekstenen van een gezond beleid
| 
| 
Hoe komt het dat sommige verenigingen succesvol zijn en andere niet? Sommige verenigingen blijven groeien, zowel in ledenaantallen als in projecten die opgezet worden. Anderen hebben het moeilijk om de knoopjes aaneen te binden en vinden nauwelijks de middelen om iets te realiseren. Het heeft allemaal te maken met visie en de kunst om wat belangrijk is niet uit het oog te verliezen. Verenigingen, net als privé bedrijven, bouwen hun beleid best op de volgende vier hoekstenen:
1. Een strak financieel model
Eigenlijk komt dit er op neer dat de uitgaven gedekt worden door inkomsten en dit op zulk een manier dat er aan lange termijn planning kan gedaan worden. Typisch aan een vereniging is dat zij geen winst nastreeft, maar dat wil niet zeggen dat er geen reserves mogen aangelegd worden (belangrijk in het kader van personeelsmanagement en het opzetten van grote projecten).
Een weerkerend fenomeen is de befaamde Paretho-regel: 20% van de leden verzekeren 80% van de inkomsten. Probeer om deze verhouding terug te brengen naar 40/60 en let op voor de belangrijke inkomstenbronnen (zoals structurele sponsoring of subsidiëring) die deze verhouding volledig kunnen scheef trekken.
Gewoonlijk zijn de vaste kosten gekend. Deze dienen natuurlijk gedekt te zijn door structurele inkomsten komende van o.a. ledenbijdragen of subsidie die voor een langere periode werd toegekend. Indien de vaste kosten gedekt worden door inkomsten komende van projecten, dan begeeft men zich op glad ijs. Zo kan de organisatie van bv. een groot evenement voor belangrijke inkomsten zorgen, maar niet in die zin dat hierop kan gerekend worden om vaste kosten te dekken (tenzij het evenement een jaarlijks weerkerend fenomeen is zodat de inkomsten correct kunnen ingeschat worden).
2. Goede communicatie
Alles staat of valt met een goed product of goede dienstverlening, maar als u het niet uitgelegd krijgt aan uw leden, dan zal het niet lang duren. Een goede communicatie is dus cruciaal. De moderne communicatiemiddelen (zoals web en e-mail) laten toe om dit op een kostefficiënte manier te doen. Maak dan ook niet de fout om niet te investeren in communicatie. Zorg er wel voor dat elke actie een reactie teweeg brengt en probeer aldus een interactief communicatieproces op te zetten. Zeker voor een vereniging is feedback van zeer groot belang. Aarzel ook niet om het ledennetwerk in te zetten om voor een gedeelte van de communicatie te zorgen (bv.: onderhoud van een gedeelte van de website, aanleveren van content voor de nieuwsbrief, enz.).
3. Systemen en processen
Het hoeft geen betoog dat binnen het verenigingsleven de systemen en processen een belangrijke plaats innemen. Weerom is het vandaag de dag mogelijk om, dank zij de ‘open source’ filosofie, op een kostefficiënte manier in IT te investeren. Dit neemt echter niet weg dat u zich hierin best door specialisten kan laten bijstaan. Daarbij komt dat een duidelijke omschrijving van de processen, voortvloeiend uit concrete beleidsplanning, een noodzakelijk kwaad zijn die op termijn zeker hun nut zullen bewijzen.
4. Een gezond personeelsbeleid
Last but not least, personeelsbeleid. Ik pleit er voor om mensen te zien als een investering en dit dan ook mee op te nemen als een waarde in het financieel model. Vanwege de weinige financiële middelen, zal een startende vereniging voornamelijk met jonge werkkrachten moeten werken die dan ook weer zeer snel doorgroeien naar een functie bij één van de leden. Dit is een normale zaak, maar moet ook als dusdanig erkend worden door de Raad van Bestuur. Anderzijds zullen, vanwege de zeer specifieke werking van de vereniging, oudere werknemers een diepgaande kennis vergaren die moeilijk te vervangen wordt bij het wegvallen van het individu (voor diverse redenen).
Een goed team kan bergen verzetten.
Hou deze vier hoekstenen onder controle, en ga met een gerust gemoed de toekomst tegemoet.
Voeg deze pagina toe aan uw favoriete Social Bookmarking websites
