VanLil.be

• Bij verenigingen is facturatie van het lidmaatschap altijd een hekel punt.  Niettegenstaande dat verenigingen voornamelijk bestaan dank zij het lidgeld van de leden, blijft het toch moelijk om geld te vragen voor de verstrekte dienst.  Alsof de vereniging zelf twijfelt aan de geleverde prestatie.  Door veel verenigingen wordt de inning van het lidmaatschap ook gezien als een last en veel werk.  Zij gaan er dan van uit dat het maar normaal is dat het lid zijn lidgeld betaalt.  Als betalingen dan achter blijven, wordt er dikwijls gegrepen naar domiciliatie (automatische betaling via de bank).

Facturatie heeft echter te maken met planning en informatie.

In het merendeel van de gevallen zal de vereniging een jaarlijkse facturatie hanteren.  Als we er van uit gaan dat de vereniging volgens het gewone kalenderjaar werkt, dan is de planning als volgt:

• september: herziening van het lidmaatschap door de Raad van Bestuur
• oktober: uitsturen van de lidmaatschapsbijdrage
• november: inning van de lidmaatschapsbijdrage en definitieve bepaling van het beschikbare budget voor het volgende werkjaar
• december: opvolging achterstallige betalingen

Problemen die zich kunnen voordoen bij lidmaatschapsfacturatie:

• indien de vereniging BTW-plichtig is, dan dient de BTW betaalt te worden 21 dagen na facturatie
• het budget voor het volgende werkingsjaar wordt vastgelegd, zonder dat er een klare kijk is op de hernieuwing van het lidmaatschap
• leden betwisten hun lidmaatschapsbijdrage, maar blijven wel genieten van de voordelen

Om het BTW-probleem te omzeielen, kan er eerst een 'vraag tot betaling' uitgestuurd worden.  Op het ogenblik dat de leden dan betalen, wordt de factuur uitgestuurd en de BTW voldaan.  Op dat ogenblik staat het geld dus al wel op de rekening.  Deze procedure vraagt meer werk, maar kan veel rompslomp voorkomen.  Hou er wel rekening mee dat sommige individuen/bedrijven niet zullen reageren op een een 'vraag voor betaling'.

Budgetbepaling is voor verenigingen zeer belangrijk.  Bedoeling si om geen winst te maken, maar evenzeer is het ook de bedoeling om geen verlies te maken.  Het is dus altijd een beetje dansen op een slappe koord.  Bij facturatie per kalenderjaar is het ook moeilijk om te bepalen hoe groot het lidgeld bedraagt indien het lidmaatschap pas in het eerste, tweede of derde kwartaal begint.  Iemand wordt bv. lid in mei: hoeveel lidgeld dient hij te betalen?  Dit zijn voor mij voldoende redenen om een maandelijks lidmaatschap voor te stellen.

M.a.w. elke maand wordt een gedeelte van het ledenbestand gefactureerd voor een periode van 12 maanden.  Dit vraagt regelmatig werk en opvolging, maar de voordelen zijn legio:

• directe opvolging van hernieuwingsproblemen: indien leden plotseling stoppen met betalen, kan dit onmiddellijk opgevangen worden en wordt dit niet vastgesteld op het einde van het jaar (wanneer het te laat is).
• elk lid betaalt voor twaalf maanden, dus geen geknoei met uitstel van betaling, korting vanwege aanvang in het eerste of tweede kwartaal, enz.
• lidmaatschap gaat in op het ogenblik dat het lid betaalt
• geen grote sommen verplicht aan de BTW
• constante instroom van inkomsten

TIP
Realiseer u dat leden een perceptiewaarde hechten aan het lidgeld.  Begin dan ook geen grote kortingen voor te stellen omdat dit de waarde van uw lidmaatschap laat verwateren.  Ook naar bestaande leden is het moeilijk te verkopen dat nieuwe leden minder zouden moetn betalen.  Het is alsof zij gestraft worden voor hun trouw!  Maak liever gebruik van de verschillende sales promotion technieken die ook op deze site toegelicht worden.

---

Voeg deze pagina toe aan uw favoriete Social Bookmarking websites