Procedures
| 
| 
Volgens mij zijn procedures een noodzakelijk kwaad omdat zij, net zoals TimeManagement, in de opstart voor heel wat administratief werk zorgen. Anderzijds kunnen zij heel wat kopzorgen voorkomen.
Procedures worden enerzijds gebruikt om alle beslissingen die door de statuten, het huishoudelijk reglement en andere beleidsdocumenten vastgelegd worden, volledig uit te werken en toe te lichten. Zo zal bv. in het huishoudelijk reglement opgenomen worden dat medewerkers verlof dienen aan te vragen. De manier waarop en hoe dit dient te gebeuren wordt via een procedure in een duidelijke taal toegelicht.
Anderzijds is het belangrijk om alle repetitieve taken vast te leggen via een procedure. Het nut hiervan wordt duidelijk als bepaalde medewerkers plotseling wegvallen (ziekte) of vervangen worden. Daarbij komt dat dikwijls de huidige administratieve werking zo complex is dat repetitieve taken op een periode van meer dan één maand gemakkelijk vergeten worden, of dat de details in de uitvoering verloren gaan. Indien er dan geen procedure voor handen is, dan wordt het terug zoeken naar de juiste werkwijze wat dikwijls tot heel wat tijdverlies leidt.
Dit betekent ook dat procedures een werkmiddel zijn. Ze mogen niet alleen gezien worden als een administratieve rompslomp, maar dienen gebruikt te worden als een hulpmiddel in de dagelijkse werking.
Onder /Downloads/Organisatie van VZW's/Procedures & Projecten/ heb ik de basis procedures opgenomen.
De procedure ABL001 legt de manier uit waarop procedures opgemaakt worden en kan nogal overdonderend overkomen (maar is het niet). Voor het opstellen van procedures wordt een sjabloon gebruikt waardoor elke procedure mooi gestructureerd wordt. Dit sjabloon vindt u ook terug in de download-sectie. Print eerst dit sjabloon uit. Het zal u helpen met het volgen van de procedure.
De procedure ABL002 legt dan weer de manier uit om te werken met projectfiches.
Hou er bij implementatie rekening mee dat bepaalde medewerkers trachten zich onmisbaar te maken door bepaalde kennis voor zich te houden. Zij zullen misschien wel weigeren mee te werken aan het opstellen van procedures omdat zij dit zien als een bedreiging van hun eigen persoon. Probeer hen te overtuigen van het nut van procedures. Door kennis te delen zal hun eigen leven gemakkelijker worden. Weet ook dat iedereen vervangbaar is. Dit is echter niet direct de stelling die dient aangehaald te worden om dwarsliggers mee te krijgen. Indien iemand halstarrig blijft weigeren, dan zal u misschien wel op de duur verplicht worden om deze weg te bewandelen.
Bekijk procedures ook niet te zwart/wit. Regels zijn er om nageleefd te worden, maar regels zijn er ook om te breken. Maak een procedure bespreekbaar binnen een werkgroep of zelfs een Raad van Bestuur, maar eens dat de procedure opgesteld en duidelijk is, is het niet meer nodig om nogmaals alles in discussie te trekken (Belgen proberen dat wel altijd). Als iemand een bepaalde werking in twijfel trekt, kan er dus altijd naar de procedure gegrepen worden om meer toelichting op de regelgeving te geven.
TIP: begin vandaag met het opstellen van procedures en maak telkens een nieuwe procedure indien een repetitieve handeling zich voor doet. Op termijn zal je hiermee heel wat tijd uitsparen.
Voeg deze pagina toe aan uw favoriete Social Bookmarking websites
| < Vorige | Volgende > |
|---|