Optimalisatie van de operationele werking
| 
| 
Probleemstelling: de verantwoordelijke voor Operaties Evenementen ging op pensioen
Oplossing: optimalisatie van de operationele werking
Binnen een landelijke vereniging ging de verantwoordelijke voor Operaties op pensioen. De vereniging organiseerde jaarlijks een evenement met landelijke uitstraling. De ganse organisatie van dit evenement beruste op de schouders van één persoon. Deze persoon was in haar functie gegroeid en dit voor reeds meerdere decennia. De organisatie was met haar mee gegroeid wat, met alle respect, voor sommige organisatorische problemen zorgde. Veel taken werden intern opgevangen waardoor er bv. gedurende een gans jaar een personeelsbestand onderhouden werd om enkele dagen tijdens het evenement te kunnen invullen.
Vooreerst werd de boekhouding uitbesteed. Ik ben nog maar weinige verenigingen tegengekomen die een zodanige werking hebben dat een interne boekhouding gerechtvaardigd is (dit geldt trouwens ook voor een ICT-afdeling). Dit resulteerde in een openheid van de algemene werking en een betere verslaggeving naar de Raad van Bestuur.
Daarna werd een specialist op het vlak van evenementsorganisatie aangetrokken. Ondertussen werd er een marketing database geïnstalleerd waardoor vereenvoudiging van operationele taken (voornamelijk verkoop en facturatie) optrad.
Vervolgens werd een externe partner aangesproken, gespecialiseerd in de organisatie van evenementen zoals opgezet door de vereniging. De taken werden intern en extern verdeeld ieder op basis van zijn specialisatie. Documenten voor het beheer van het evenement werden herschreven, de link met de leveranciers en de klanten werd verstevigd.
Er werden geen mensen ontslaan, maar ze kregen wel andere taken die meer aanleunden bij de missie van de vereniging. Dit gaf een beter inzicht in de werking van het evenement waardoor een jaarlijkse optimalisatie kan doorgevoerd worden.
Voeg deze pagina toe aan uw favoriete Social Bookmarking websites
| Volgende > |
|---|