Procedure van verslaggeving
| 
| 
Verslaggeving slaat niet alleen op wat er tijdens een vergadering gezegd wordt. Het slaat ook op de verslaggeving betreffende de acties die ondernomen werden op basis van vorig genomen beslissingen. Enige procedure is dus noodzakelijk.
Bij aanvang van elke vergadering, laat de voorzitter het vorige verslag goedkeuren. Dit is ook het gepaste moment om alle beslissingen genomen tijdens de vorige vergadering te overlopen en na te gaan welke actie ondernomen werd (tenzij het behandelde dossier terug opgenomen werd als een agendapunt).
Elke beslissing die in een vorige vergadering genomen werd, wordt hernomen in de paragraaf 'Opvolging'. Bij elke beslissing komt dan een actiecode:
- te doen => nog niet gestart
- gestart => begonnen met uitvoering
- lopende => gestart, maar niet afgehandeld
- afgehandeld => uitgevoerd
- niet uitgevoerd => actie werd niet uitgevoerd
Telkens wordt een verklaring gegeven waarom het dossier in dit stadium is (bv.: Lopende: wachten op reactie van de juridische dienst).
Zolang een dossier niet de actiecode 'afgehandeld' of 'niet uitgevoerd' krijgt, blijft het staan in het verslag. M.a.w. de deelnemers aan de vergadering behouden een overzicht van alle openstaande of lopende dossiers totdat er een actie genomen werd om het dossier af te sluiten (zowel positief als negatief). Dit zal de leden van de vergadering inzicht geven in de werking van de vergadering.
Actiepunten die op langere termijn dienen uitgevoerd te worden (bv. in januari wordt door de vergadering beslist om in september een wervingsactie op te starten) kunnen helemaal onderaan het verslag opgenomen worden in een paragraaf 'Pro Memo' totdat deze daadwerkelijk behandeld worden.
Zie rechts in de downloadsectie voor een voorbeeld van een procedure om verslaggeving uit te voeren (ABL008 - Verslaggeving.doc).
Voeg deze pagina toe aan uw favoriete Social Bookmarking websites
| < Vorige |
|---|