Opbouw van het verslag
| 
| 
Goede verslaggeving begint bij de opbouw. Voor de meeste deelnemers aan werkgroepen (commissies, raden van bestuur) is de werking in het kader van de vereniging geen alledaagse taak. M.a.w. op basis van het verslag van de vergadering, kunnen zij volgen wat er gebeurd is. Dit verslag dient dan ook duidelijk en gestructureerd opgesteld te worden.
Elk verslag bestaat uit drie delen: de hoofding, het midden en het slot.
Hoofding
In de hoofding wordt alle info meegegeven om te begrijpen waarover de vergadering ging en wie deelnam. Onderdelen in de hoofding zijn:
- Titel: naamgeving en datum (bv. 'Verslag Raad van Bestuur - 30 maart 2006')
- Aanwezigen: iedereen die aanwezig was op de vergadering, eventueel met de functie die zij bekleden binnen de vergadering (zoals voorzitter, secretaris). Indien het individu een bedrijf vertegenwoordigt, wordt best ook het bedrijf vermeld. Indien individuen expliciet uitgenodigd werden of slechts een gedeelte van de vergadering aanwezig waren, wordt dit ook hier vermeld.
- Verontschuldigd: iedereen die uitgenodigd werd, maar niet aanwezig is, wordt hier vermeld. Vroeger werd een onderscheid gemaakt tussen 'verontschuldigd' en 'afwezig', maar deze tendens raakt uit de mode.
- Distributie: aan wie wordt het verslag verdeeld (dus ook aan de deelnemers van de vergadering)
- Datum: wanneer ging de vergadering door
- Plaats: waar ging de vergadering door
- Verslaggever: wie heeft het verslag opgemaakt
Midden
Het midden is onderverdeeld in paragrafen die allen genummerd worden. Normaal gezien behandelt elke paragraaf een dossier of vraagstelling, met uitzondering van de eerste drie paragrafen en de laatste twee.
De eerste drie paragrafen dienen als inleiding. In de eerste paragraaf wordt de verwelkoming door de voorzitter weergegeven. Hierin kan ook een opverzicht van de opbouw van de vergadering opgegeven worden (Zijn er speciale sprekers? Speciale vermeldingen die los staan van de vergadering, maar de werkgroep als sociale groep wel interesseren zoals bv. geboortes?).
In de tweede paragraaf wordt de goedkeuring van het vorige verslag gegeven. Aanpassingen aan het vorige verslag dienen hier expliciet uitgeschreven en verklaart te worden. M.a.w. een verslag kan enkel correct geïnterpreteerd worden als ook het volgende verslag (met mogelijke aanpassingen) beschikbaar is.
In de derde paragraaf wordt verslag gegeven van de opvolging van vorige dossiers of beslissingen. Het geeft duidelijk weer welke beslissing er in één van de vorige vergaderingen genomen werd en wat de actie was. Zie hiervoor ook 'Procedure van Verslaggeving'.
Daarna volgen alle punten die tijdens de vergadering besproken en behandeld werden. Elke paragraaf houdt de volgende elementen in:
- Probleem- of vraagstelling: welk probleem of welke vraag werd voorgelegd aan de vergadering?
- Advies: wat is het advies dat door de voorbereider van de vergadering gegeven wordt?
- Juridische context: in welke juridische context moet de vraagstelling geplaatst worden?
- Budgettaire implicaties: welke budgettaire implicaties kan de beslissing als gevolg hebben?
- Bijlagen: zijn er bijlagen die de vraagstelling ondersteunen?
- Beslissing: welke beslissing werd tijdens de vergadering genomen? Steeds vermelden welke actie moet genomen worden, door wie en tegen wanneer.
Als voorbereiding op de vergadering kan het verslag van de vergadering reeds opgesteld worden. In plaats van 'Beslissing' wordt dan een item 'Voorstel van Beslissing' opgenomen. Enerzijds geeft dit aanleiding tot duidelijkheid (wat wordt er van de vergadering verwacht?), maar anderzijds kan dit het beslissingsproces beïnvloeden (het is alsof de beslissing al genomen is, waarom dus nog vergaderen?).
Slot
De voorlaatste paragraaf behandelt de varia. Dit zijn alle punten die niet op het agenda stonden. Normaal gezien zijn dit eenvoudige vraagstellingen of informatie die in het kader van de vergadering moet gegeven worden. Belangrijke vraagstelling waarop een beslissing van de vergadering bepalend is, dient echter voorafgaandelijk opgenomen te worden in het agenda.
De laatste paragraaf behandelt de afspraken in verband met de volgende vergadering. Wanneer gaat deze door, waar zal ze plaats hebben, zijn er nu al punten die op het agenda kunnen geplaatst worden, enz.
Logischerwijze sluit de verslaggever het verslag af met zijn naam en de datum waarop het verslag gemaakt werd.
Voeg deze pagina toe aan uw favoriete Social Bookmarking websites
| < Vorige | Volgende > |
|---|